Chaque année, les locataires paient des provisions pour charges avec leur loyer, puis le bailleur procède à une régularisation annuelle qui compare ces provisions aux dépenses réellement engagées. Le résultat peut être un remboursement (si les provisions étaient trop élevées) ou un complément de charges à payer. Cette fiche explique le mécanisme de la régularisation, la liste des charges récupérables, les droits du locataire et les voies de contestation, à l'appui de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, du décret n° 87-713 et des sources officielles (service-public.fr, ANIL).
L'essentiel
- Le locataire paie chaque mois une provision pour charges (forfait ou estimation), qui est régularisée une fois par an par le bailleur.
- Seules les charges récupérables (énumérées par le décret n° 87-713) peuvent être refacturées au locataire.
- Le bailleur doit fournir un décompte par nature de charges et justifier les montants réels.
- Le locataire a le droit de consulter les pièces justificatives pendant 6 mois après réception du décompte.
- Si le bailleur ne respecte pas ses obligations, le locataire peut contester le décompte devant la commission départementale de conciliation ou le juge des contentieux de la protection.
Le mécanisme de la régularisation annuelle
Le mécanisme se déroule en trois étapes :
- Paiement des provisions : chaque mois, le locataire verse une somme au titre des charges, distincte du loyer. Cette provision peut être calculée forfaitairement (montant fixe défini au bail) ou sur la base d'une estimation des charges réelles de l'année précédente.
- Régularisation annuelle : une fois par an, le bailleur établit un décompte comparant les provisions versées aux charges réelles engagées. Il notifie ce décompte au locataire.
- Solde : si les provisions excèdent les charges réelles, le bailleur rembourse le trop-perçu. Si elles sont insuffisantes, le locataire paie le complément, dans la limite de la durée de l'année concernée.
Le forfait est une somme fixe incluse dans le loyer, sans régularisation possible. Il est interdit depuis la loi ALUR pour les baux conclus ou renouvelés après 2014. Seule la provision (régularisable) est autorisée pour les baux récents. En pratique, le forfait reste en vigueur pour les baux anciens non renouvelés.
La distinction provision/forfait
| Critère | Provision | Forfait |
|---|---|---|
| Principe | Somme versée à titre d'acompte, régularisée en fin d'année | Somme incluse dans le loyer, non régularisable |
| Régularisation | Oui, le bailleur rembourse ou réclame un complément | Non, le locataire paie le même montant quoi qu'il arrive |
| Autorisation | Autorisée pour tous les baux | Interdite depuis la loi ALUR (2014) pour les nouveaux baux |
| Avantage pour le locataire | Transparence, régularisation en fonction du réel | Simplicité, mais risque de payer plus que le réel |
Les charges récupérables (décret n° 87-713)
Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 établit la liste exhaustive des charges pouvant être refacturées au locataire. Elles se répartissent en plusieurs catégories :
Services généraux
- Frais d'ascenseur (électricité, entretien courant, petites réparations, mais pas la modernisation ni la mise aux normes).
- Frais de chauffage collectif (combustible, électricité des circulateurs, entretien des chaudières, ramonage).
- Frais d'eau chaude collective (combustible ou électricité pour la production, entretien).
- Électricité des parties communes (escaliers, paliers, couloirs, caves, garages).
- Frais de gardiennage et de nettoyage des parties communes.
Entretien courant et petites réparations
- Entretien courant des équipements communs : robinetterie, serrurerie, menuiserie.
- Petites réparations : remplacement de joints, vitres cassées en parties communes, ampoules.
- Entretien des espaces verts (tonte, taille, arrosage).
- Dératisation et désinsectisation dans les parties communes.
Taxes et redevances
- Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM).
- Redevance d'assainissement (eau usée et pluviale).
- Frais de mise en fourrière des véhicules gênants.
Ne sont pas récupérables : les grosses réparations (toiture, murs porteurs, canalisations principales), les frais de gestion de l'agence immobilière, les frais de relance ou de contentieux, les travaux d'amélioration ou de mise aux normes qui ne relèvent pas de l'entretien courant.
Le décompte annuel et le droit d'accès aux pièces
Le décompte de régularisation doit être détaillé par nature de charges, c'est-à-dire présenter pour chaque poste le total des dépenses réelles et la part imputée au locataire. Il doit couvrir l'année civile (ou une période de 12 mois) et être communiqué au locataire au moins une fois par an.
Le locataire dispose d'un délai de 6 mois à compter de la réception du décompte pour demander à consulter les pièces justificatives (factures, contrats d'entretien, quittances d'assurance). Le bailleur doit les tenir à disposition sur simple demande, soit en les remettant en copie, soit en les présentant sur place. Le refus de communication peut être sanctionné par le juge.
Le délai de prescription pour contester le décompte est de 3 ans à compter de la date à laquelle le locataire a eu connaissance du décompte (ou aurait dû en avoir connaissance). Au-delà, la créance est prescrite.
Les voies de contestation
Si le locataire conteste la régularisation, plusieurs recours sont possibles :
- Demande amiable : adresser un courrier recommandé AR au bailleur ou à l'agence, avec demande de pièces justificatives.
- Saisine de la commission départementale de conciliation (CDC) : gratuite, obligatoire avant toute action judiciaire pour les litiges nés après 2015. La CDC dispose de 3 mois pour proposer un accord.
- Saisine du juge des contentieux de la protection : si aucun accord n'est trouvé, le juge peut annuler ou réduire les charges contestées. La procédure est gratuite pour le locataire (pas de droit de timbre).
Références légales
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23 : principe de la régularisation des charges et obligation de décompte.
- Décret n° 87-713 du 26 août 1987 : liste des charges récupérables.
- Décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 : renforcement des obligations d'information.
FAQ
Le bailleur peut-il inclure un forfait de charges dans le loyer ?
Depuis la loi ALUR, le forfait est interdit pour les baux conclus ou renouvelés après 2014. Seule la provision régularisable est autorisée.
Le locataire peut-il refuser de payer une régularisation ?
Non, si le décompte est conforme et justifié, le locataire doit payer. En cas de contestation, il doit saisir la CDC ou le juge. Un refus de paiement expose à une procédure d'expulsion.
Que faire si le bailleur ne fournit jamais de décompte ?
Le locataire peut mettre en demeure le bailleur de produire le décompte. À défaut, il peut saisir la CDC puis le juge pour faire fixer les charges et obtenir un remboursement des provisions indûment versées.
Les charges de copropriété sont-elles toutes récupérables ?
Non. Seules les charges correspondant à des services individuels ou à l'entretien courant sont récupérables. Les charges de travaux d'amélioration, de ravalement ou de mise aux normes restent à la charge du bailleur.