Le dossier locataire sert à vérifier l'identité, la situation et la solvabilité d'un candidat avant la signature du bail. Mais la demande de pièces est strictement encadrée : le bailleur ne peut pas demander tout ce qui l'arrange, et la sélection ne doit jamais reposer sur un motif discriminatoire. Cette fiche détaille les justificatifs autorisés, les documents interdits et la bonne méthode pour comparer des candidatures.
L'essentiel
- La liste des pièces exigibles est fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015.
- Le bailleur peut demander des justificatifs d'identité, de domicile, d'activité et de ressources.
- Un garant peut être demandé, sauf cumul interdit avec une assurance loyers impayés dans certains cas.
- Les documents bancaires sensibles, médicaux ou trop intrusifs sont interdits.
- Un refus de candidature doit rester fondé sur des critères objectifs : solvabilité, cohérence des pièces, garanties et adéquation au logement.
Les familles de pièces autorisées
Le dossier doit rester proportionné. Le bailleur peut choisir, dans la liste réglementaire, des pièces permettant de vérifier les éléments utiles à la conclusion du bail. Il n'a pas à exiger tous les justificatifs possibles.
| Objectif | Exemples de justificatifs | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Identité | Carte d'identité, passeport, titre de séjour | Un seul justificatif suffit généralement. |
| Domicile | Quittance, attestation d'hébergement, avis de taxe foncière | Ne pas confondre domicile actuel et solvabilité. |
| Activité | Contrat de travail, carte étudiant, extrait Kbis, attestation employeur | Adapter à la situation réelle du candidat. |
| Ressources | Bulletins de salaire, avis d'imposition, justificatifs d'aides | Évaluer les revenus nets et leur stabilité. |
| Garant | Pièces d'identité, domicile, activité et ressources du garant | Le garant prend un engagement financier lourd. |
Les documents interdits
Le bailleur ne peut pas exiger de documents portant une atteinte excessive à la vie privée ou créant une pression financière injustifiée. Sont notamment à proscrire : relevé de compte bancaire, attestation de bonne tenue de compte, carte Vitale, dossier médical, extrait de casier judiciaire, contrat de mariage, jugement de divorce, photographie hors pièce d'identité, chèque de réservation ou autorisation de prélèvement automatique avant la signature du bail.
Demander une pièce interdite peut fragiliser le dossier du bailleur et alimenter une contestation. En pratique, mieux vaut envoyer une liste claire au candidat et accepter des documents avec filigrane si les informations restent lisibles.
Garant, Visale et assurance loyers impayés
Le garant peut être une personne physique ou morale. Son engagement doit être écrit et signé. Le bailleur peut aussi accepter la garantie Visale lorsqu'elle couvre la situation du candidat. Attention au cumul : la loi du 6 juillet 1989 limite, pour les baux d'habitation, la possibilité de cumuler cautionnement et assurance loyers impayés, sauf exceptions prévues par la loi.
Pour comparer deux dossiers, il est plus prudent de regarder l'ensemble : revenus, stabilité, aides, reste à vivre, cohérence des pièces, garantie proposée et capacité du candidat à entrer dans les lieux à la date prévue.
Éviter la discrimination
Un bailleur peut refuser un candidat dont le dossier est incomplet ou manifestement insuffisant financièrement. Il ne peut pas refuser en raison de l'origine, du nom, de la situation familiale, de l'état de santé, du handicap, de l'âge, de l'orientation sexuelle, des opinions, de la religion, de la nationalité ou d'un autre motif protégé.
Le bon réflexe consiste à appliquer la même méthode à tous les candidats : même liste de pièces, mêmes seuils d'analyse, même traçabilité des échanges.
Checklist bailleur
- Envoyer une liste de pièces conforme au décret.
- Ne demander aucune pièce interdite, même "pour rassurer".
- Vérifier la cohérence des noms, dates et montants.
- Prévoir une solution si le candidat utilise Visale ou un garant.
- Conserver uniquement les données nécessaires et supprimer les dossiers refusés après un délai raisonnable.
FAQ
Puis-je demander les trois derniers relevés bancaires ?
Non. Les relevés de compte font partie des documents à ne pas demander dans un dossier locatif.
Puis-je exiger que le candidat gagne trois fois le loyer ?
C'est un usage fréquent, mais il ne doit pas devenir une règle mécanique. Les aides, le garant, Visale et le reste à vivre peuvent aussi compter.
Un dossier incomplet suffit-il à refuser une candidature ?
Oui, si les pièces manquantes empêchent réellement d'apprécier la solvabilité ou l'identité du candidat.
Le candidat peut-il masquer certaines informations ?
Oui, tant que les informations nécessaires restent lisibles. Un filigrane anti-fraude est généralement acceptable.