Les documents comptables et commerciaux ne doivent pas disparaître une fois la facture payée ou l'exercice clos. Ils prouvent les opérations, justifient les écritures et permettent de répondre à un contrôle fiscal, social ou judiciaire. Cette fiche récapitule les principaux délais de conservation et propose une méthode simple pour organiser l'archivage.
L'essentiel
- Les livres et registres comptables se conservent en principe 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
- Les factures, bons de commande, bons de livraison et pièces justificatives comptables se conservent aussi 10 ans.
- Les documents fiscaux doivent généralement rester disponibles pendant 6 ans.
- Les contrats et correspondances commerciales se conservent souvent 5 ans.
- L'archivage doit garantir lisibilité, intégrité, classement et accès rapide.
Les principaux délais
| Document | Délai pratique |
|---|---|
| Factures clients et fournisseurs | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
| Livres comptables, grand livre, livre journal | 10 ans |
| Bons de commande, livraison ou réception | 10 ans lorsqu'ils justifient une écriture comptable |
| Contrats et correspondance commerciale | 5 ans en principe |
| Documents fiscaux | 6 ans, avec exceptions en cas de fraude ou activité occulte |
| Documents sociaux et paie | Délais spécifiques selon la nature du document |
Pourquoi conserver plus longtemps que le délai fiscal ?
Le délai fiscal de reprise n'est pas le seul enjeu. Une facture peut aussi servir de preuve comptable, commerciale ou judiciaire. C'est pourquoi les pièces comptables sont conservées dix ans, même lorsque certains contrôles fiscaux ordinaires se prescrivent plus tôt. En pratique, gardez le délai le plus long applicable au document et évitez de trier trop finement facture par facture.
Archivage papier ou numérique
Un archivage numérique est possible s'il permet de retrouver le document, de le lire et de démontrer qu'il n'a pas été altéré. Les scans doivent être complets, nommés de manière stable et sauvegardés. Pour les factures électroniques, conservez le fichier original et les éléments qui garantissent son authenticité. Un simple dossier désordonné de PDF sans sauvegarde ni logique de classement devient vite inutilisable.
Une méthode simple de classement
- Classer par exercice, puis par type : ventes, achats, banque, fiscal, social, contrats.
- Nommer les fichiers avec la date, le fournisseur ou client, le numéro et le montant.
- Conserver les preuves liées : devis, bons de livraison, relances, paiements.
- Protéger les accès, surtout pour les données personnelles et les documents RH.
- Sauvegarder hors site ou dans un service fiable, avec restauration testée.
- Planifier la purge uniquement après expiration des délais et vérification des litiges en cours.
RGPD et données personnelles
Conserver un document ne signifie pas garder indéfiniment toutes les données. Lorsque des données personnelles figurent dans les dossiers clients, fournisseurs ou salariés, la durée doit rester justifiée par une obligation légale, un contrat, une preuve ou un contentieux. Au-delà, il faut supprimer, anonymiser ou archiver de manière restreinte.
FAQ
Peut-on jeter les factures papier après les avoir scannées ?
C'est possible si la numérisation respecte les exigences d'intégrité et de conservation. En cas de doute, conservez l'original papier des pièces sensibles.
Le délai court à partir de quelle date ?
Pour les pièces comptables, il court généralement à partir de la clôture de l'exercice concerné.
Faut-il garder les devis refusés ?
Ils ne sont pas toujours des pièces comptables, mais ils peuvent prouver une négociation ou une information précontractuelle. Un classement commercial sur quelques années est prudent.
Que faire en cas de contrôle ?
Fournir des documents complets, lisibles et cohérents avec les écritures comptables. Un bon classement réduit fortement le risque d'erreur ou d'oubli.