La note de frais est le document par lequel un salarié ou un dirigeant se fait rembourser les dépenses professionnelles avancées pour le compte de l'entreprise : repas, déplacements, hébergement, fournitures. Pour être remboursée et exonérée de cotisations, elle doit reposer sur des justificatifs et respecter les barèmes URSSAF. Cette fiche détaille les frais remboursables, les justificatifs exigés, les barèmes 2026 et les modes de remboursement, à l'appui du Code du travail et des sources officielles (urssaf.fr, service-public.fr, juin 2026).
L'essentiel
- Les frais professionnels sont les dépenses engagées par le salarié dans l'intérêt de l'entreprise, qui doivent lui être remboursées.
- Le remboursement peut se faire au réel (sur justificatifs) ou par allocation forfaitaire (dans les limites URSSAF).
- Les frais remboursés dans les limites des barèmes sont exonérés de cotisations sociales et d'impôt.
- Chaque dépense doit être appuyée d'un justificatif (facture, ticket) conservé par l'entreprise.
- Les barèmes URSSAF 2026 fixent les plafonds d'exonération pour les repas et les indemnités kilométriques.
Quelles dépenses sont remboursables
Sont remboursables les dépenses engagées par nécessité professionnelle et dans l'intérêt de l'entreprise : repas en déplacement, frais de transport (train, péage, carburant), hébergement à l'hôtel, fournitures et petit matériel, frais de stationnement. Les dépenses personnelles, même engagées pendant le temps de travail, ne sont pas remboursables. L'employeur est tenu de rembourser les frais professionnels réellement exposés, distinctement du salaire.
Remboursement au réel ou au forfait
Deux modes coexistent. Le remboursement au réel couvre la dépense exacte sur présentation du justificatif ; il est exonéré de cotisations sans plafond particulier, dès lors que le caractère professionnel est démontré. L'allocation forfaitaire verse un montant fixe : elle est exonérée dans la limite des barèmes URSSAF, au-delà desquels l'excédent est réintégré dans l'assiette des cotisations, sauf justification du montant réel.
Les barèmes URSSAF 2026 pour les repas
| Situation | Limite d'exonération 2026 |
|---|---|
| Repas au restaurant (salarié en déplacement) | 21,40 € |
| Repas hors des locaux de l'entreprise (sans restaurant) | 10,40 € |
| Restauration sur le lieu de travail | 7,50 € |
Ces montants, en vigueur depuis le 1er janvier 2026 selon l'URSSAF, correspondent aux plafonds d'exonération de cotisations pour une allocation forfaitaire. Pour les indemnités kilométriques, l'exonération est admise dans la limite du barème fiscal publié chaque année par l'administration, qui varie selon la puissance du véhicule et la distance parcourue. Des indemnités de grand déplacement (logement et repas) existent par ailleurs, avec leurs propres plafonds.
Les justificatifs indispensables
Pour le remboursement au réel, chaque dépense doit être appuyée d'un justificatif original : facture, ticket de caisse, billet de transport, note d'hôtel. Le justificatif doit mentionner la date, le montant et la nature de la dépense. L'entreprise les conserve à l'appui de sa comptabilité, notamment pour récupérer la TVA déductible lorsque le justificatif est une facture en bonne et due forme. En cas de contrôle, l'absence de justificatif peut entraîner la réintégration du remboursement dans l'assiette des cotisations.
Les démarches
- Engager la dépense dans l'intérêt de l'entreprise et conserver le justificatif.
- Établir la note de frais : date, nature, montant, motif professionnel de chaque dépense.
- Joindre les justificatifs et transmettre la note au service compétent pour validation.
- Vérifier la conformité aux barèmes (forfait) ou au réel des montants demandés.
- Procéder au remboursement, distinct du salaire, et archiver la note et ses pièces.
FAQ
L'employeur est-il obligé de rembourser les frais professionnels ?
Oui. Les frais engagés par nécessité professionnelle doivent être remboursés au salarié, soit au réel, soit par une allocation forfaitaire respectant les barèmes.
Un remboursement de frais est-il imposable ?
Non, tant qu'il correspond à des frais réels justifiés ou reste dans les limites des barèmes URSSAF. L'excédent non justifié devient un complément de rémunération imposable et soumis à cotisations.
Peut-on rembourser sans justificatif ?
Au forfait, dans les limites des barèmes, l'allocation peut être versée sans justificatif détaillé. Au réel, le justificatif est indispensable. Mieux vaut toujours conserver les pièces.
Quel barème pour les frais kilométriques ?
Le barème fiscal des indemnités kilométriques, fonction de la puissance du véhicule et de la distance. L'exonération de cotisations est admise dans cette limite.